Adatkezelési tájékoztató

Az adatkezelő kiléte és elérhetősége:

JobCTRL Inc.

Vadász Attila
registrator@jobctrl.com

Jogos érdeken alapuló adatkezelés esetén az azonosított jogos érdek:

Az adatkezelés célja az üzleti hatékonyság elemzése és fejlesztése. Az elemzésbe és fejlesztésbe bevont tevékenységek az adatkezelő profittermelő tevékenységének az alapját képezik, így annak hatékonyságának magas szintje a piaci környezetben elengedhetetlen, sőt mondhatni a Szervezet létéhez szükséges. A folyamatos hatékonyság elemzés és fejlesztés hiányában a szervezet veszteségessé válhat és ezáltal csődbe mehet.

A személyes adatok címzettjei:

JobCTRL Informatikai Kft.; 1118 Budapest, Rétköz u. 7.; cégjegyzékszám: Cg. 01-09-949636; képviselő: Perjés Ferenc ügyvezető; telefon: +36 1 465 8808; e-mail: support@jobctrl.com

Amennyiben EU-n kívüli országba történik adattovábbítás, ennek a ténye, valamint az ilyen esetekben alkalmazott, személyes adatok védelmét szolgáló garanciák leírása:

Ilyen adattovábbítás nem történik, mert a JobCTRL szervere Magyarország területén van.

A személyes adatok tárolásának időtartama, vagy ha ez nem lehetséges, ezen időtartam meghatározásának szempontjai:

A rögzített adatokat a Társaság maximum 5 évig őrzi meg, amely az adat keletkezésének pillanatától számítandó. Amennyiben az adatkezelési cél már ezt nem igényli, így az adatok törlése előbb is megtörténhet.

Az érintett tájékoztatása azon jogairól, hogy kérelmezheti az adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, továbbá tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen, valamint az adathordozhatósághoz való jogáról:

Az érintett kérelmezheti az a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, továbbá tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen, joga van rá vonatkozó adatokat kikérni (adathordozhatósághoz).

Amennyiben az adatkezelés hozzájáruláson alapul, a visszavonás jogáról való tájékoztatás

A jelen esetben nem releváns, hiszen az adatkezelés nem hozzájáruláson alapul.

A felügyeleti hatósághoz (Magyarországon a NAIH) címzett panasz benyújtásának joga:

Felügyeleti szerv: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (1125 Budapest Szilágyi Erzsébet fasor 22/c.).

A személyes adat szolgáltatása jogszabályon vagy szerződéses kötelezettségen alapul, vagy szerződés kötésének előfeltétele-e, valamint hogy az érintett köteles-e a személyes adatokat megadni, továbbá hogy milyen lehetséges következményekkel járhat az adatszolgáltatás elmaradása:

A jogalap kapcsán leírtakra utalva a JobCTRL alkalmazása a munkavállalók viszonylatában nem jogszabályon alapul tehát e tájékoztatási elem irreleváns. Ugyanakkor az olyan munkavállalók esetében, akiknek a bérezése, valamint részükre az egyéb juttatások nyújtása a JobCTRL által szolgáltatott adatok alapján történik, szükséges tájékoztatást nyújtani arról, hogy a munkaszerződés teljesítéséhez elengedhetetlen a JobCTRL működése.

A JobCTRL alkalmazása a munkáltató döntésén alapul, az elengedhetetlen a munkáltató belső munkarendjének fenntartásához, ezért az adatkezeléshez a munkavállaló részéről nem hozzájárulás megadására, hanem az adatkezelés tudomásulvételére van szükség. A JobCTRL ki- és bekapcsolására lehetőségük van, a rendszer teljes mellőzésére azonban nincs mód, az a munkáltató döntése alapján kötelezően.

Automatizált döntéshozatal ténye, ideértve a profilalkotást is, valamint legalább ezekben az esetekben az alkalmazott logikára és arra vonatkozó érthető információk, hogy az ilyen adatkezelés milyen jelentőséggel, és az érintettre nézve milyen várható következményekkel bír:

Az adatkezelés céljaként tehát a hatékonyság mérését és fejlesztését tűztük ki. Ehhez kapcsolódóan mérési célokat határoztunk meg, amelyeket a rendszerben KPI-nak, magyarul üzleti kulcs-mutatónak nevezünk. A JC360 bevezetés során ezen KPI-ok kerülnek felkonfigurálásra.

A JC360 a kitűzött mérési célokhoz szükséges mértékben automatikusan dokumentálja a munkavégzés releváns tevékenységeit. Az igények szerint a rendszer képes az asztali számítógépen és a mobil eszközön végzett tevékenységeket dokumentálni, továbbá a naptárban bejegyzett munka célú megbeszélések és manuális bejegyzések képezhetik részét a mérési folyamatnak.

A bevezetés első lépéseként egy aktiváló e-mail kerül kiküldésre, amely segítségével saját jelszó állítható be, és letölthető a megfelelő kliens program. A kliens programba való belépés után az „munka státuszba (zöld ikon) és „nem munka” státuszba (prios vagy sárga ikon) állítható. Az alkalmazás tehát bármikor kikapcsolható, így biztosítható, hogy a magánjellegű elfoglaltságról ne készüljön dokumentáció. A „munka” és „nem munka” státuszba váltásokat központi és felhasználói szintű szabályokkal is automatizálni lehet, továbbá lehetőség van a rögzített adatok visszamenőleges törlésére is, ezzel is biztosítva, hogy kizárólag a meghatározott célok méréséhez szükséges adatok kerüljenek dokumentálásra.

A dokumentált munkavégzésből a rendszer valós időben elemzéseket készít, amelyek riportokon keresztül tekinthetők meg. A riportokat mindenki eléri és a saját munkavégzéséről dokumentált adatait megtekintheti benne. Ezen adatokat továbbá a csoportvezetők és a rendszer adminisztrátora tekintheti meg. A vezetőség elsősorban az összesített KPI adatokat fogja elemezni. Az adatokat és az elemzéseket kizárólag a szervezeten belül, a hatékonyság elemzésére és fejlesztésére fogjuk felhasználni, amely mind a szervezet, mind a munkavállaló számára, átlátható, világos és egyértelmű célkitűzéseket és folyamatokat tesz lehetővé.

Így kezdje el

  • A számítógépes alkalmazás elválaszthatatlan része a JobCTRL® webalkalmazásának, bekapcsolt állapotban automatikusan követi és méri az Ön munkavégzését, melyről elemezhető riportokat készít.

    Amennyiben a regisztráció során nem töltötte le és telepítette a számítógépes alkalmazást, meg tudja tenni, ha a jobb felső sarokban a neve melletti legördülő menüből először kiválasztja a JobCTRL® alkalmazások telepítése-t, majd elindítja a kívánt alkalmazás letöltését.

    Az alkalmazást elindítani vagy leállítani az ikonra () (bal egérgombbal) kettőt kattintva tudja. (A rendszer a regisztrációkor használt IP címet automatikusan irodai hálózatnak tekinti, így akkor fog irodai tartózkodást mutatni, amikor bármelyik felhasználó azon az IP címen kapcsolódik az internetre. Bármilyen egyéb IP címről való kapcsolódás esetén a rendszer irodán kívülről dolgozónak mutatja a felhasználót. Amennyiben nem a kívánt nézetet látja, akkor az adatok pontos megjelenítése érdekében javasoljuk, hogy menjen a Céges hálózatok oldalra () és szükség esetén módosítsa az irodai IP cím beállításokat!)

    Az alkalmazást az Ön kényelme érdekében úgy állítottuk be, hogy az automatikusan feladatokat hozzon létre és a feladatok közti váltást is magától végezze el, így csökkentve a manuális adminisztráció szükségességét. Amennyiben az automatikus feladatlétrehozás és váltás aktív, a manuális használatot felül fogja írni az automatikus működés. Saját szabályok felvételével tovább pontosíthatja a feladatvégzés dokumentálását.

    Az automatikus feladatváltást bármikor kikapcsolhatja a webalkalmazás Alapbeállítások () menüpontjában vagy, ha lenyomva tartja a CTRL billentyűt és a bal egérgombbal a számítógépes alkalmazás ikonjára () kettőt kattint. Így lehetősége nyílik a manuális feladatváltásra.

  • Alapbeállításként egy felhasználói csoport szerepel a rendszerben, melyben Ön az egyetlen tag.

    Kollégái regisztrálásához látogasson el a Szerkesztés/Felhasználók, csoportok beállításai/Felhasználói fiók​ szerkesztése () menübe! Az új kollégák felvételét két módon is megteheti: egyenként, manuálisan hozzá tudja adni őket a rendszerhez, vagy egy Excel táblázat segítségével egyszerre tudja regisztrálni az összes dolgozót.

    A felhasználói hierarchiában szerkesztheti, áthelyezheti csoportjait és felhasználóit, akár tömegesen is.

  • A rendszerben a munkaidőrögzítés minden esetben feladatokra történik. Ahhoz, hogy mindez megtörténjen, vegyen fel feladatokat a Szerkesztés/Projektek, feladatok szerkesztése/Projektek, feladatok alapadatainak szerkesztése​ () menüpontban! A regisztrációval egyidőben generáltunk Önnek 5 feladatot (Adminisztráció, E-mailek kezelése, JC360 Adminisztráció, Megbeszélés, Szünet). További projekt vagy feladat felvétele során adja meg annak időszakát, prioritását, tervezett költségét és időtartamát!

    A projekt- vagy feladatfelvétellel egyidőben lehetősége van azokat kollégáihoz rendelni a felugró ablakban a "Projektrésztvevők felvétele" illetve a "Hozzárendelések" részekben.

  • A munkaidők elkönyvelését pontosabbá teheti, ha a Kulcsszó alapú szabályok () oldalon saját szabályok kialakításával automatizálja a rendszer működését. Az automatikus szabályok a megadott kulcsszavak alapján automatikus feladatváltást vagy munkastátuszból való kiléptetést eredményeznek.

    A rendszer képes a beírt karaktersort az E-mail feladójában, címzettjében, tárgyában, a megnyitott alkalmazás címsorában keresni, vagy a futó alkalmazások neveiben, a megadott webcímben vizsgálni, vagy Office dokumentum nevében és/vagy elérési útvonalában figyelni.

    A Feladatra váltó szabályok minden, az adott feladathoz hozzárendelt felhasználóra érvényesek. A kiléptető szabályoknál megadhatja, hogy a szabályok mely felhasználókra legyenek érvényesek.

  • Amennyiben arra kíváncsi, kollégája épp aktív-e, vagy meggyőződne arról, hogy az irodában találja, kattintson a Valós idejű aktivitás () menüre! Ezen az oldalon folyamatosan frissített adatok alapján megtekintheti a felhasználók aktuális, valós idejű státuszát, munkavégzésük helyszínét (iroda, otthon, terep), egyes felhasználókat kiválasztva pedig az aznapi munkaidő statisztikáikat, a feladataik előrehaladását, mobil eszközről lejelentett munkavégzésüket, számítógépes munkaidejükhöz tartozó képernyőképeiket.

    A szűrési feltételek beállításával lehetősége van azon adatok megjelenítésére, melyre szüksége van.

  • A Dashboard menüben diagramokon vagy táblázatokban, valós időben láthatja azokat a kimutatásokat, melyek Önt leginkább érdeklik.

    Az oldalon található csempékről információt kaphat munkatársainak tevékenységéről, az utóbbi napokban elszámolt munkaidőkről, alkalmazás használatról és webes böngészésről. Megtekintheti továbbá munkatársai munkaidő egyenlegét, vagy produktív számítógépes munkaidejét.

    Ahogy a Riportok menüből, innen is lehetősége van a kimutatások letöltésére. Az előre beállított lehetőségeken kívül saját, kedvencként elmentett riportjait is megjelenítheti ezen az oldalon.

  • A Szolgáltatás/Riportok lekérdezése/Riportok () menüben számos fajtájú és információtartalmú riport lekérésére nyílik lehetősége a rendszer által gyűjtött adatokból. A riportok a következő kategóriákba redezve találhatóak komplexitásuk és tartalmuk alapján: Elemi részletező riportok, Aktivitás riportok, Aggregált üzleti riportok, Felsővezetői riportok.

    Amennyiben ezek közül valamelyikre rendszeresen szüksége van, mentse el azt kedvenc riportjai közé, majd állítson be ütemezett kiküldést! Így a megadott paraméterek szerint, a beállított időpontban mindig meg fogja találni a kívánt riportot az e-mail fiókjában.

{0} pont teljesítve
cartoon figure