Felhasználók és feladatok összerendelése

 
  1. Töltse fel a vállalati hierarchiát Excel táblázat segítségével!

    A legfelső szinten, a cég nevén állva a Szerkesztés ikonra () kattintva a felugró ablakban lehetősége van a letölthető Excel sablon segítségével egyszerre létrehozni vagy módosítani a felhasználói adatokat. Első lépésként töltse le a sablont, töltse ki az oszlopokat a megfelelő tartalommal (a UserId mezőt nem kell kitölteni), majd töltse vissza a rendszerbe a kész táblázatot! Ne felejtse el és figyeljen rá, hogy a visszatöltött Excel táblázat az azonosítóval rendelkező felhasználók adatait módosítja, az azonosítóval nem rendelkezőket létrehozza, de, aki nincs benne a visszatöltött táblázatban, azonban már szerepel felhasználóként a rendszerben, az nem kerül törlésre.

    Feltöltést követően az új felhasználói csoport vagy a konkrét felhasználó kiválasztása után a Szerkesztés ikonra () kattintva lehet őket aktiválni és számukra aktiváló emailt küldeni.

  2. Hozzon létre új felhasználói csoportot!

    A legfelső szinten vagy egy csoporton állva tud létrehozni az alá új felhasználói csoportot a baloldali szervezeti hierarchia feletti "Új felhasználói csoport" ikon () segítségével. A felugró ablakban adja meg a csoport nevét, egyúttal kinevezheti a csoport vezetőjét/vezetőit is!

  3. Vegyen fel új felhasználókat!

    Válassza ki a csoportot, amelybe fel kívánja venni az új felhasználót, majd kattintson az "Új felhasználó" ikonra ()! A felugró ablakban a felhasználó alapadatain túl jogosultságtól függően megadható a felhasználó hozzáférési szintje (dolgozó, csoportvezető - ekkor megadható, mely csoporto(ka)t vezesse -, adminisztrátor). Új felhasználót kétféle státusszal vehet fel: aktív vagy nem aktív. Aktív felhasználó felvétele esetén lehetősége van az aktiváló levél küldését bejelölni. Ekkor a dolgozó a regisztrált e-mail címére levelet kap, a levélben található linkre kattintva meg kell adnia a jelszavát, amivel beléphet a rendszerbe. Ha nem jelöli be az aktiváló levél küldését, akkor be kell állítania a felhasználó jelszavát!

  4. Vegyen fel új projektet!

    Új projektet a jobboldali projekt/feladat struktúra feletti "Új projekt/ügyfél" ikonnal () vehet fel, jogosultság függvényében bármelyik projektszint alá. A felugró ablakban adhatja meg a projekt nevét, prioritását, leírását továbbá a projekt időszakát, a projekttel tölteni tervezett idő hosszát, a projekt költségét. Lehetősége van a projekt résztvevőinek projekttagként vagy projektvezetőként való hozzáadására.

  5. Vegyen fel feladatokat a projektjei alá!

    Feladat létrehozásához kattintson az "Új feladat" ikonra ()! A felugró ablakban a kötelező mezőket vagy az összes mezőt láthatja (a lenyíló menük feletti linkre kattintva tudja változtatni a megjelenítendő mezőket). Adja meg a feladat nevét, prioritását és leírását továbbá megadhatja a feladat időszakát, tervezett időtartamát, költségét! Új feladatát előre kialakított kategóriába is sorolhatja. Itt állíthatja be, hogy a létrehozott új feladat mely alkalmazásokban jelenjen meg. A Haladó beállításokban (akkor láthatja ezt az opciót, ha az összes mezőt megjeleníti) még több érték beállítására van lehetősége. Új feladatot csak egy projekten állva, az adott projekt alá tud létrehozni.

  6. Ossza ki a feladatokat!

    Új feladat létrehozása során rögtön lehetősége van azt felhasználókhoz vagy csoportokhoz, szerepkörökhöz rendelni a Hozzárendelések fülön.

    A már meglévő feladatokat a legkönnyebben úgy oszthatja ki, ha vagy egy kiosztandó feladatot húz a felhasználók már meglévő feladatai közé vagy egy felhasználót húz az adott feladathoz rendelt felhasználók közé.

    A felugró ablakban meg kell adnia azt az időszakot, amely alatt adott felhasználó a feladaton dolgozhat, és azt a becsült időtartamot, amennyi időt felhasználhat annak elvégzésére napi átlagban vagy összesen.

  7. Zárja le elkészült feladatait!

    Projektet vagy feladatot a "Feladatok lezárása" ikon () segítségével zárhat le. Az adott feladat hozzárendeléseket csoportosan is lezárhatja a sorok kijelölését követően a "Kiválasztottak lezárása" ikonra kattintva. A feladat lezárásával a továbbiakban senki nem tudja kiválasztani a feladatot (eltűnik a felhasználó feladat listájából), és arra munkaidőt sem tud elkönyvelni, de a feladat továbbra is látszódni fog a projektstruktúrában, és később újra kioszthatja.

  8. Így tudja szerkeszteni az adatokat

    A csoportok, felhasználók vagy projekteket/feladatokat adatainak módosításához válassza ki a szerkeszteni kívánt elemet, majd kattintson a hierarchia tetején található "Szerkesztés" ikonra (), majd a felugró ablakban végezze el a módosításokat! Egy felhasználói csoportot kiválasztva lehetősége van a csoport nevének módosítására, új csoportvezető kinevezésére, a csoport tagjainak aktiválására vagy felfüggesztésére.

    Egy felhasználót kiválasztva módosíthatja az ő alapadatait (nevét, e-mail címét,hozzáférési szintjét, vagy órabérét, szerepkörét), vagy akár ideiglenesen fel is függesztheti a felhasználó fiókját. Itt tudja megváltoztatni a jelszót is. Felhasználói csoportot vagy felhasználót bármikor törölhet a "Törlés" ikon () segítségével. Az egyes elemek áthúzással is mozgathatóak a hierarchia másik szintjére.

  9. Feladat hozzárendelésekkel kapcsolatos műveletek

    A feladatok hozzárendeléseinek szerkesztéséhez kattintson a megfelelő feladat vagy feladathoz rendelt felhasználó sorának végén lévő "Feladat hozzárendelés szerkesztése" ikonra (), majd végezze el a kívánt módosításokat! A sorok végén lévő "Hozzászólások" ikonra () kattintva értesítéseket küldhet a feladaton/projekten dolgozók számára. A "Hozzárendelés története" ikonra () kattintva megtekintheti az adott feladathoz felvett hozzárendelések időszakát, időtartamát és állapotát illetve az adatokban történt változásokat, ha történtek ilyenek.

  10. Keresés, szűrés

    A szervezeti hierarchia feletti keresőmezőben lehetősége van azonosító, név, valamint e-mail cím alapján megkeresni egy konkrét felhasználót. A feladat hozzárendelés táblázat feletti keresőmezőben lehetősége van név alapján megkeresni egy konkrét feladatot. A táblázatot lehetősége van szűrni nyitott, adott időszak alatt lezárt vagy tervezett státusz alapján. Egy felhasználót kiválasztva a "Dinamikus feladatok mutatása" ikonra () kattintva megjelenítheti a táblázatban az adott felhasználónál dinamikusan létrehozott feladatokat is. A táblázat jobb oldalán található "Hozzárendelések szűrése" ikonon () állva megadhatja, milyen típusú hozzárendelések (felhasználó esetén), valamint határidővel rendelkező, lejárt határidejű, tervezett időtartamú feladatok jelenjenek-e meg. A táblázat tetején található Általános | Részletek linkek közül választva módosíthatja a táblázatban megjelenő információkat.

 
Felhasználók és feladatok összerendelése

Felhasználók






Szervezeti hierarchia letöltése Excel táblázatként

A szervezeti hierarchia Excel-ben történő módosításához első lépésben töltse le a jelenlegi struktúrát.




Szervezeti hierarchia feltöltése Excel táblázatból

Feltöltés előtt kérjük, olvassa el az alábbiakat:

Ha létező felhasználó adatait szeretné módosítani, a letöltött táblázatban bármelyik mezőt módosíthatja, törölheti vagy kitöltheti. A User ID mezőt hagyja érintetlenül.

Új felhasználó felvételekor a táblázatban a következő mezők kitöltése kötelező: Vezetéknév, Keresztnév, E-mail, Hozzáférési szint, Nyelv, Csoport. A User ID mezőt hagyja üresen.

A regisztrátor adatait csak maga a regisztrátor módosíthatja.





Áthelyezendő elemek:
Áthelyezés ide:

 

Létrehozva

Hozzárendelés típusa

Határidővel rendelkező

Lejárt határidejű

Tervezett időtartamú


Nincsenek hozzárendelések.

Válasszon ki egy feladatot, hogy felhasználót tudjon rendelni hozzá.

Feladatok


   

Projekt alapadatai

Projektrésztvevők felvétele

Áthelyezendő elemek:
Áthelyezés ide:

   

Feladat alapadatai

Haladó beállítások

Kötelező indoklás

alkalommal

Egyéb/>

perc
nap tétlenség esetén

Hozzárendelések
Felhasználó Időtartam Becsült idő
* ** *
       
Csoport Szerepkör
Assign tasks to user

A kiválasztott felhasználónak még nem osztott ki egy feladatot sem. A jobb oldali fából húzza a táblázat fölé a felhasználó számára kiosztani kívánt feladatot.

Assign tasks to groups

A kiválasztott csoportnak még nem osztott ki egy feladatot sem. A jobb oldali fából húzza a táblázat fölé a csoport számára kiosztani kívánt feladatot.

Assign users/groups to task

A kiválasztott feladatot még nem osztotta ki egyik felhasználónak vagy csoportnak sem. A bal oldali fából húzza a táblázat fölé azt a felhasználót vagy csoportot, aki számára kiosztaná az adott feladatot.

Így kezdje el

  • A számítógépes alkalmazás elválaszthatatlan része a JobCTRL® webalkalmazásának, bekapcsolt állapotban automatikusan követi és méri az Ön munkavégzését, melyről elemezhető riportokat készít.

    Amennyiben a regisztráció során nem töltötte le és telepítette a számítógépes alkalmazást, meg tudja tenni, ha a jobb felső sarokban a neve melletti legördülő menüből először kiválasztja a JobCTRL® alkalmazások telepítése-t, majd elindítja a kívánt alkalmazás letöltését.

    Az alkalmazást elindítani vagy leállítani az ikonra () (bal egérgombbal) kettőt kattintva tudja. (A rendszer a regisztrációkor használt IP címet automatikusan irodai hálózatnak tekinti, így akkor fog irodai tartózkodást mutatni, amikor bármelyik felhasználó azon az IP címen kapcsolódik az internetre. Bármilyen egyéb IP címről való kapcsolódás esetén a rendszer irodán kívülről dolgozónak mutatja a felhasználót. Amennyiben nem a kívánt nézetet látja, akkor az adatok pontos megjelenítése érdekében javasoljuk, hogy menjen a Céges hálózatok oldalra () és szükség esetén módosítsa az irodai IP cím beállításokat!)

    Az alkalmazást az Ön kényelme érdekében úgy állítottuk be, hogy az automatikusan feladatokat hozzon létre és a feladatok közti váltást is magától végezze el, így csökkentve a manuális adminisztráció szükségességét. Amennyiben az automatikus feladatlétrehozás és váltás aktív, a manuális használatot felül fogja írni az automatikus működés. Saját szabályok felvételével tovább pontosíthatja a feladatvégzés dokumentálását.

    Az automatikus feladatváltást bármikor kikapcsolhatja a webalkalmazás Alapbeállítások () menüpontjában vagy, ha lenyomva tartja a CTRL billentyűt és a bal egérgombbal a számítógépes alkalmazás ikonjára () kettőt kattint. Így lehetősége nyílik a manuális feladatváltásra.

  • Alapbeállításként egy felhasználói csoport szerepel a rendszerben, melyben Ön az egyetlen tag.

    Kollégái regisztrálásához látogasson el a Szerkesztés/Felhasználók, csoportok beállításai/Felhasználói fiók​ szerkesztése () menübe! Az új kollégák felvételét két módon is megteheti: egyenként, manuálisan hozzá tudja adni őket a rendszerhez, vagy egy Excel táblázat segítségével egyszerre tudja regisztrálni az összes dolgozót.

    A felhasználói hierarchiában szerkesztheti, áthelyezheti csoportjait és felhasználóit, akár tömegesen is.

  • A rendszerben a munkaidőrögzítés minden esetben feladatokra történik. Ahhoz, hogy mindez megtörténjen, vegyen fel feladatokat a Szerkesztés/Projektek, feladatok szerkesztése/Projektek, feladatok alapadatainak szerkesztése​ () menüpontban! A regisztrációval egyidőben generáltunk Önnek 5 feladatot (Adminisztráció, E-mailek kezelése, JC360 Adminisztráció, Megbeszélés, Szünet). További projekt vagy feladat felvétele során adja meg annak időszakát, prioritását, tervezett költségét és időtartamát!

    A projekt- vagy feladatfelvétellel egyidőben lehetősége van azokat kollégáihoz rendelni a felugró ablakban a "Projektrésztvevők felvétele" illetve a "Hozzárendelések" részekben.

  • A munkaidők elkönyvelését pontosabbá teheti, ha a Kulcsszó alapú szabályok () oldalon saját szabályok kialakításával automatizálja a rendszer működését. Az automatikus szabályok a megadott kulcsszavak alapján automatikus feladatváltást vagy munkastátuszból való kiléptetést eredményeznek.

    A rendszer képes a beírt karaktersort az E-mail feladójában, címzettjében, tárgyában, a megnyitott alkalmazás címsorában keresni, vagy a futó alkalmazások neveiben, a megadott webcímben vizsgálni, vagy Office dokumentum nevében és/vagy elérési útvonalában figyelni.

    A Feladatra váltó szabályok minden, az adott feladathoz hozzárendelt felhasználóra érvényesek. A kiléptető szabályoknál megadhatja, hogy a szabályok mely felhasználókra legyenek érvényesek.

  • Amennyiben arra kíváncsi, kollégája épp aktív-e, vagy meggyőződne arról, hogy az irodában találja, kattintson a Valós idejű aktivitás () menüre! Ezen az oldalon folyamatosan frissített adatok alapján megtekintheti a felhasználók aktuális, valós idejű státuszát, munkavégzésük helyszínét (iroda, otthon, terep), egyes felhasználókat kiválasztva pedig az aznapi munkaidő statisztikáikat, a feladataik előrehaladását, mobil eszközről lejelentett munkavégzésüket, számítógépes munkaidejükhöz tartozó képernyőképeiket.

    A szűrési feltételek beállításával lehetősége van azon adatok megjelenítésére, melyre szüksége van.

  • A Dashboard menüben diagramokon vagy táblázatokban, valós időben láthatja azokat a kimutatásokat, melyek Önt leginkább érdeklik.

    Az oldalon található csempékről információt kaphat munkatársainak tevékenységéről, az utóbbi napokban elszámolt munkaidőkről, alkalmazás használatról és webes böngészésről. Megtekintheti továbbá munkatársai munkaidő egyenlegét, vagy produktív számítógépes munkaidejét.

    Ahogy a Riportok menüből, innen is lehetősége van a kimutatások letöltésére. Az előre beállított lehetőségeken kívül saját, kedvencként elmentett riportjait is megjelenítheti ezen az oldalon.

  • A Szolgáltatás/Riportok lekérdezése/Riportok () menüben számos fajtájú és információtartalmú riport lekérésére nyílik lehetősége a rendszer által gyűjtött adatokból. A riportok a következő kategóriákba redezve találhatóak komplexitásuk és tartalmuk alapján: Elemi részletező riportok, Aktivitás riportok, Aggregált üzleti riportok, Felsővezetői riportok.

    Amennyiben ezek közül valamelyikre rendszeresen szüksége van, mentse el azt kedvenc riportjai közé, majd állítson be ütemezett kiküldést! Így a megadott paraméterek szerint, a beállított időpontban mindig meg fogja találni a kívánt riportot az e-mail fiókjában.

{0} pont teljesítve
cartoon figure