Felhasználók, csoportok beállításai / Feladatok felhasználókhoz rendelése

 
  1. Vegyen fel feladatokat a projektjei alá!

    Feladat létrehozásához kattintson az "Új feladat" ikonra ()! A felugró ablakban a kötelező mezőket vagy az összes kitöltendő mezőt láthatja (a lenyíló menük feletti linkre kattintva tudja változtatni a megjelenítendő mezőket). Adja meg a feladat nevét, prioritását és leírását továbbá megadhatja a feladat időszakát, tervezett időtartamát, költségét! Új feladatát előre kialakított kategóriába is sorolhatja. Itt állíthatja be, hogy a létrehozott új feladat mely alkalmazásokban jelenjen meg. A Haladó beállításokban (akkor láthatja ezt az opciót, ha az összes mezőt megjeleníti) még több érték beállítására van lehetősége.

  2. Ossza ki a feladatokat!

    Új feladat létrehozása során rögtön lehetősége van azt felhasználókhoz vagy csoportokhoz, szerepkörökhöz rendelni a Hozzárendelések fülön. A feladat kiosztásakor meg kell adnia azt az időszakot, amely alatt adott felhasználó a feladaton dolgozhat és azt a becsült időtartamot, amennyi időt felhasználhat annak elvégzésére napi átlagban vagy összesen (az egyes hozzárendeléseket egyenként el kell mentenie).

  3. Rendeljen további felhasználókat a meglévő feladatokhoz!

    Kattintson a táblázat felett található "Új hozzárendelés" ikonra (), ezzel egy felugró ablak jelenik meg, ahol új hozzárendelést vehet fel, vagy a meglévő hozzárendelés adatait módosíthatja. Ehhez először keresse ki a feladat neve alapján azt a feladatot, amelyhez új hozzárendelést kíván felvenni.

  4. Tömeges feladatkiosztás

    A baloldali szervezeti hierarchiában válassza ki azt a csoportot vagy felhasználót, akinek tömegesen szeretne feladatot kiosztani. A "Tömeges feladat hozzárendelés" ikonra () kattintva a felugró ablakban megjelenő projekt és feladat struktúrában jelölje ki azokat a feladatokat, amelyeket tömegesen ki akar osztani.

  5. Csoport és felhasználó szintű feladat hozzárendelések

    Az egyes csoportokat kiválasztva a jobb oldali táblázatban láthatóak a csoport egészéhez hozzárendelt feladatok, az egyéneket kiválasztva pedig a felhasználóhoz közvetlenül kiosztott (), vagy csoport ()/szerepkör () szerint rendelt feladatok.

  6. Feladat hozzárendelésekkel kapcsolatos műveletek

    Az adott csoporthoz/felhasználókhoz tartozó feladatok hozzárendeléseinek szerkesztéséhez kattintson a megfelelő feladat sorának végén lévő "Feladat hozzárendelés szerkesztése" ikonra (), majd végezze el a kívánt módosításokat!

    A sorok végén lévő "Hozzászólások" ikonra () kattintva értesítéseket küldhet a feladaton/projekten dolgozók számára.

    A "Hozzárendelés története" ikonra () kattintva megtekintheti az adott feladathoz felvett hozzárendelések időszakát, időtartamát és állapotát.

    Ha a felhasználóhoz rendelt feladatlistában egy sorra kattint, akkor a link a Projektek, feladatok/Általános adatok lapra navigál.

  7. Zárja le elkészült feladatait!

    Az adott feladat hozzárendeléseket csoportosan is lezárhatja a sorok kijelölését követően a "Kiválasztottak lezárása" ikonra () kattintva. A feladat hozzárendelés lezárásával a továbbiakban a felhasználó nem tudja kiválasztani a feladatot (eltűnik a feladatlistájából), arra munkaidőt sem tud elkönyvelni, de a feladat továbbra is látszódni fog a projektstruktúrában, újra ki lehet osztani.

  8. Feladat hozzárendelések keresése, szűrése

    A feladat hozzárendelés táblázat feletti keresőmezőben lehetősége van név alapján megkeresni egy konkrét feladatot.

    A táblázatot lehetősége van szűrni nyitott, vagy adott időszak alatt lezárt státusz alapján.

    A "Dinamikus feladatok mutatása" ikonra () kattintva megjelenítheti a táblázatban az adott felhasználónál dinamikusan létrehozott feladatokat is.

    A táblázat jobb oldalán található "Hozzárendelések szűrése" ikonon () állva megadhatja, milyen típusú hozzárendelések (felhasználó esetén), valamint határidővel rendelkező, lejárt határidejű, tervezett időtartamú feladatok jelenjenek-e meg.

    A táblázat tetején található Általános | Részletes linkek közül választva módosíthatja a táblázatban megjelenő információkat.

  9. Hozzon létre új felhasználói csoportot!

    A legfelső szinten vagy egy csoporton állva tud létrehozni az alá új felhasználói csoportot a baloldali szervezeti hierarchia feletti "Új felhasználói csoport" ikon () segítségével. A felugró ablakban adja meg a csoport nevét, egyúttal kinevezheti a csoport vezetőjét is!

  10. Vegyen fel új felhasználókat!

    Válassza ki a csoportot, amelybe fel kívánja venni az új felhasználót, majd kattintson az "Új felhasználó" ikonra ()! A felugró ablakban a felhasználó alapadatain túl megadható a felhasználó hozzáférési szintje (dolgozó, csoportvezető, adminisztrátor). Új felhasználót kétféle státusszal vehet fel: aktív vagy nem aktív. Aktív felhasználó felvétele esetén lehetősége van az aktiváló levél küldését bejelölni. Ekkor a dolgozó a regisztrált e-mail címére levelet kap, a levélben található linkre kattintva pedig beléphet és megadhatja a jelszavát. Ha nem jelöli be az aktiváló levél küldését, akkor az adminisztrátornak kell beállítani a felhasználó jelszavát!

  11. Csoportok/felhasználókkal kapcsolatos műveletek

    A csoportok vagy felhasználók adatainak szerkesztéséhez válassza ki a szerkeszteni kívánt csoportot vagy felhasználót, majd végezze el a módosításokat a hierarchia felett található "Szerkesztés" ikonra () kattintva!

    Felhasználói csoportot vagy felhasználót bármikor törölhet a "Törlés" ikon () segítségével.

    A "Tömeges áthelyezés" ikonnal () a már meglévő csoportokat vagy felhasználókat helyezheti át másik csoportba.

    Az egyes elemek áthúzással is mozgathatóak a hierarchia másik szintjére.

  12. Felhasználók keresése, szűrése

    A szervezeti hierarchia feletti keresőmezőben lehetősége van JobCTRL azonosító, név, valamint e-mail cím alapján megkeresni egy konkrét felhasználót. A mező jobb oldalán található "Felhasználói struktúra szűrése" ikonra () állva módosíthatja a felhasználói struktúrában megjelenített felhasználókat státuszuk alapján, tetszőleges időszakra vonatkozóan.

 
Feladatok felhasználókhoz rendelése Vadász Attila (1)

Felhasználói struktúra szűrése







Szervezeti hierarchia letöltése Excel táblázatként

A szervezeti hierarchia Excel-ben történő módosításához első lépésben töltse le a jelenlegi struktúrát.




Szervezeti hierarchia feltöltése Excel táblázatból

Feltöltés előtt kérjük, olvassa el az alábbiakat:

Ha létező felhasználó adatait szeretné módosítani, a letöltött táblázatban bármelyik mezőt módosíthatja, törölheti vagy kitöltheti. A User ID mezőt hagyja érintetlenül.

Új felhasználó felvételekor a táblázatban a következő mezők kitöltése kötelező: Vezetéknév, Keresztnév, E-mail, Hozzáférési szint, Nyelv, Csoport. A User ID mezőt hagyja üresen.

A regisztrátor adatait csak maga a regisztrátor módosíthatja.





Cég neve:
Pénznem:
Bővített menü az újonnan létrehozott felhasználók számára:
Hírlevelekre való feliratkozás:
Alapértelmezett nyelv az újonnan létrehozott felhasználók számára:
Alapértelmezett emailcím domain az újonnan létrehozott felhasználók számára:
Alapértelmezett kedvenc menüpontok az újonnan létrehozott felhasználók számára:



Áthelyezendő elemek:
Áthelyezés ide:
  
Létrehozva

Hozzárendelés típusa

Határidővel rendelkező

Lejárt határidejű

Tervezett időtartamú


Nincsenek hozzárendelések.

   

Feladat alapadatai

Haladó beállítások

Kötelező indoklás

alkalommal

Egyéb/>

perc
nap tétlenség esetén

Hozzárendelések
Felhasználó Időtartam Becsült idő
* ** *
       
Csoport Szerepkör

   

Feladat alapadatai

Haladó beállítások

Kötelező indoklás

alkalommal

Egyéb/>

perc
nap tétlenség esetén

Hozzárendelések
Felhasználó Időtartam Becsült idő
* ** *
       
Csoport Szerepkör

   

Feladat alapadatai

Haladó beállítások

Kötelező indoklás

alkalommal

Egyéb/>

perc
nap tétlenség esetén

Hozzárendelések
Felhasználó Időtartam Becsült idő
* ** *
       
Csoport Szerepkör
  1. A számítógépes alkalmazás működése

    A számítógépes alkalmazás elválaszthatatlan része a JobCTRL® webalkalmazásának, bekapcsolt állapotban automatikusan követi és méri az Ön munkavégzését, melyről elemezhető riportokat készít.

    Amennyiben a regisztráció során nem töltötte le és telepítette a számítógépes alkalmazást, meg tudja tenni a JobCTRL® alkalmazások telepítése () ikonra kattintva.

    Az alkalmazást elindítani vagy leállítani az ikonra () (bal egérgombbal) kettőt kattintva tudja. (A rendszer a regisztrációkor használt IP címet automatikusan irodai hálózatnak tekinti, így akkor fog irodai tartózkodást mutatni, amikor bármelyik felhasználó azon az IP címen kapcsolódik az internetre. Bármilyen egyéb IP címről való kapcsolódás esetén a rendszer irodán kívülről dolgozónak mutatja a felhasználót. Amennyiben nem a kívánt nézetet látja, akkor az adatok pontos megjelenítése érdekében javasoljuk, hogy menjen a Céges hálózatok oldalra () és szükség esetén módosítsa az irodai IP cím beállításokat!)

    Az alkalmazást az Ön kényelme érdekében úgy állítottuk be, hogy az automatikusan feladatokat hozzon létre és a feladatok közti váltást is magától végezze el, így csökkentve a manuális adminisztráció szükségességét. Amennyiben az automatikus feladatlétrehozás és váltás aktív, a manuális használatot felül fogja írni az automatikus működés. Saját szabályok felvételével tovább pontosíthatja a feladatvégzés dokumentálását.

    Az automatikus feladatváltást bármikor kikapcsolhatja a webalkalmazás Alapbeállítások () menüpontjában vagy, ha lenyomva tartja a CTRL billentyűt és a bal egérgombbal a számítógépes alkalmazás ikonjára () kettőt kattint. Így lehetősége nyílik a manuális feladatváltásra.

  2. A webalkalmazás menüpontjai

    A rendszer mindennapi menedzseléséhez a bal oldali sávban találja a legfontosabb menüpontokat (a teljes menüt az oldal bal felső sarkában található Menü () ikonnal hívhatja elő):


     
  3. Szabja cégére az alapbeállításokat!

    Ahhoz, hogy a rendszert zökkenőmentesen használhassa cégében, számos beállítást elvégeztünk előzetesen. Amennyiben módosítani kívánja ezeket, menjen a Adminisztráció/Cégszintű beállítások/Alapbeállítások () menübe, ahol ellenőrizheti is a munkavégzésre és annak dokumentálására, valamint a különböző alkalmazásokra vonatkozó beállításokat!

  4. Regisztrálja kollégáit!

    Alapbeállításként egy felhasználói csoport szerepel a rendszerben, melyben Ön az egyetlen tag.

    Kollégái regisztrálásához látogasson el a Szerkesztés/Felhasználók, csoportok beállításai/Felhasználói fiók​ szerkesztése () menübe! Az új kollégák felvételét két módon is megteheti: egyenként, manuálisan hozzá tudja adni őket a rendszerhez, vagy egy Excel táblázat segítségével egyszerre tudja regisztrálni az összes dolgozót.

    A felhasználói hierarchiában szerkesztheti, áthelyezheti csoportjait és felhasználóit, akár tömegesen is.

  5. Építse fel vállalati projektjeit, feladatait!

    A rendszerben a munkaidőrögzítés minden esetben feladatokra történik. Ahhoz, hogy mindez megtörténjen, vegyen fel feladatokat a Szerkesztés/Projektek, feladatok szerkesztése/Általános adatok () menüpontban! A regisztrációval egyidőben generáltunk Önnek 3 feladatot (Adminisztráció, E-mailek kezelése, Megbeszélés). További projekt vagy feladat felvétele során adja meg annak időszakát, prioritását, tervezett költségét és időtartamát!

    A projekt- vagy feladatfelvétellel egyidőben lehetősége van azokat kollégáihoz rendelni a felugró ablakban a "Projektrésztvevők felvétele" illetve a "Hozzárendelések" részekben.

  6. Ossza ki kollégáinak a feladatokat!

    Azt követően, hogy létrehozta a feladatokat, rendelje őket a megfelelő felhasználó(k)hoz a Szerkesztés/Projektek, feladatok szerkesztése/Felhasználók feladathoz rendelése () menüpontban! Keresse meg a bal oldali feladatstruktúrában azt a feladatot, amelyet hozzá szeretne máshoz is rendelni, majd a "Feladat hozzárendelés szerkesztése" () ikonra kattintva adja meg azokat a felhasználókat, akik számára a mentést követően kiosztásra kerül az adott feladat!

    A létrehozott feladat azonnal megjelenik a számítógépes alkalmazásban, azt kiválasztva vagy saját szabályt beállítva azonnal munkaidőt könyvelhet rá.

  7. Tartsa karban a kiosztott feladatokat!

    A Szerkesztés/Felhasználók, csoportok beállításai/Feladatok () menüben nyílik lehetősége menedzselni a felhasználókhoz rendelt feladatokat.

    A felhasználói hierarchiában egy csoportot vagy felhasználót kijelölve megnézheti hozzárendelt feladataikat, illetve további feladatokat vehet fel számukra.

    Lehetősége van új hozzárendeléseket létrehozni vagy módosítani az adott feladatokhoz tartozókat. A jobb oldalt található táblázat jobb szélső ikonjainak segítségével szerkesztheti az adott hozzárendelést (), hozzászólásokat fűzhet az adott feladathoz (), valamint megnézheti a hozzárendelések történetét ().

    Az egyes hozzárendeléseket kiválasztva akár le is zárhatja () azokat.

  8. Automatizálja a rendszer működését!

    A munkaidők elkönyvelését pontosabbá teheti, ha saját szabályok kialakításával automatizálja a működést. A központi szabályok egységesen érvényesek minden felhasználóra, de lehetőség van 1-1 felhasználóra vagy felhasználói csoportra vonatkozó szabályok elkészítésére az Adminisztráció/Cégszintű beállítások/Központi szabályok () oldalon az "Automatikus szabályok/Szabály készítése adatokból" menüpontot lenyitva. Adja meg a létrehozandó szabály típusát (pl. feladatra váltó vagy kijelentkeztető), valamint azokat a feltételeket, amelyek érvényesülése esetén életbe lépjen a szabály!

    A rendszer képes a beírt karaktersort a megnyitott alkalmazás címsorában keresni, vagy a futó alkalmazásokban vizsgálni, vagy a megadott webcímben figyelni (Címsor, Processz és URL feltétel).

  9. Tekintse meg valós időben, milyen feladaton dolgoznak kollégái!

    Amennyiben arra kíváncsi, kollégája épp aktív-e, vagy meggyőződne arról, hogy az irodában találja, kattintson a Valós idejű aktivitás () menüre! Ezen az oldalon folyamatosan frissített adatok alapján megtekintheti a felhasználók aktuális, valós idejű státuszát, munkavégzésük helyszínét (iroda, otthon, terep), egyes felhasználókat kiválasztva pedig az aznapi munkaidő statisztikáikat, a feladataik előrehaladását, mobil eszközről lejelentett munkavégzésüket, számítógépes munkaidejükhöz tartozó képernyőképeiket.

    A szűrési feltételek beállításával lehetősége van azon adatok megjelenítésére, melyre szüksége van.

  10. Kérjen le részletes riportokat!

    A Szolgáltatás/Riportok lekérdezése/Riportok () menüben számos fajtájú és információtartalmú riport lekérésére nyílik lehetősége a rendszer által gyűjtött adatokból. A riportok a következő kategóriákba redezve találhatóak komplexitásuk és tartalmuk alapján: Elemi részletező riportok, Aktivitás riportok, Aggregált üzleti riportok, Felsővezetői riportok.

    Amennyiben ezek közül valamelyikre rendszeresen szüksége van, mentse el azt Kedvenc riportjai közé, majd állítson be ütemezett kiküldést! Így a megadott paraméterek szerint, a beállított időpontban mindig meg fogja találni a kívánt riportot az e-mail fiókjában.